Saiba como a maior rede varejista especializada em móveis do mercado brasileiro resolveu seu problema de armazenamento de documentos

Setor

Varejo de Móveis

Empresa

Lojas Marabraz

Colaboradores

+2.000 funcionários

Unidades

+100 lojas

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Os desafios do projeto

Um dos principais desafios foi o mapeamento dos documentos, seus processos e atributos para garantir a correta parametrização da solução. Em seguida veio a fase de estudo tecnológico para viabilizar um alto nível de integração entre diversos sistemas e o ECM PAPEROFF, que facilitasse o dia-a-dia dos usuários e que possibilitasse um melhor controle sobre seus processos.

“A solução da PAPEROFF nos ajudou a atingir metas estratégicas de redução de custos e otimização de processos. E sua flexibilidade nos permite continuar expandindo o projeto.”

Fernando GasparatoGerente de Projeto

A PAPEROFF buscou aplicar e desenvolver técnicas de taxonomia e modelos de metadados de forma a otimizar a navegação, descoberta e localização das informações tendo sempre em foco um balanço harmônico entre o que se indexa e o que se procura.

As soluções proposta

Realizamos um mapeamento completo através de uma série de entrevistas com os responsáveis pelos processos - aqueles que conhecem a fundo a rotina e a vida de cada documento dentro de seu departamento - propomos melhorias e adequamos a nossa solução. Realizamos uma integração completa entre os sistemas, que eliminou boa parte da indexação de documentos e que passou a fornecer informações de alto valor.

Veja alguns exemplos de departamentos que utilizam o ECM PAPEROFF:

  • Recursos Humanos

  • Departamento Pessoal

  • Contas à Pagar

  • Logística

  • Contabilidade

  • Engenharia

  • Pós-venda

  • Jurídico Trabalhista

  • Jurídico Civel/Criminal

  • Tesouraria

  • Contratos

  • Contas à Receber

“A equipe de suporte e desenvolvimento da PAPEROFF sempre está próxima de nós e disposta a nos ajudar. Alcançamos um nível de integração incrível entre nossas soluções. ”

Klaus Fournou D'angeloGerente Geral de TI

Principais resultados e benefícios

Hoje a Marabraz usufrui plenamente de todos os benefícios diretos que a solução pode oferecer. A captura de documentos é feita de forma descentralizada e durante os processos aos quais os documentos estão inseridos, garantindo que os mesmos estejam disponíveis a todos os envolvidos, de forma prática, fidedigna e imediata. Os sistemas de gestão agora contam com informações contidas no PAPEROFF para garantir a conformidade dos processos que envolvem documentos. Os principais benefícios são:

Veja alguns dos benefícios que o ECM PAPEROFF proporciona para os departamentos:

  • Redução de custos através de consultas rápidas e precisas

  • Economia com cópias, impressões e tráfego físico

  • Redução do arquivo físico e perdas de documentos

  • Agilidade nas operações e otimização de processos

  • Armazenamento seguro, estruturado e padronizado

  • Segurança de nível bancário no controle de acesso

  • Alta disponibilidade, documentos legíveis e com qualidade

  • Gestão descentralizada com informações integradas

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